استخدام منشی
اگر از ان دسته از افراد میباشید که فردی منظم، با برنامه و دارای مهارت های انجام کارهای دفتری شغل منشی گری میتواند برای شما بسیار مناسب باشد. شغل منشی گری یکی از مرسوم ترین مشاغل اداری محسوب می شود، که نقش ویژهای در تنظیم قرار های کاری در یک شرکت ایفا می کند.از آنجایی که در بسیاری از سازمان‌‌‌‌‌‌ها و شرکت‌‌‌‌‌‌ها، منشی‌‌‌‌‌‌ها اولین برخورد با مراجعه کنندگان را دارند؛ به همین دلیل نحوه برخورد و شخصیت حرفه ای یک منشی اهمیت بسیار بالایی دارد. یک منشی باید دارای رفتاری مناسب بوده و تصویر خوبی از محیط کاری خود در ذهن مراجعه کنندگان بسازد.
از وظایف مهم منشی ها علاوه بر پاسخگویی به تلفن و تنظیم قرارهای ملاقات، می توان به تهیه پیش نویس نامه‌‌‌‌‌‌ها، آرشیو و نگهداری از اسناد و پاسخ به تماس گیرندگان و انجام وظایف روزانه اشاره کرد.
از نکات بسیار مهمی که کارفرمایان هنگام استخدام منشی ها مدنظر قرار می دهد این است که فرد مورد نظر توانایی برقراری ارتباط با هر نوع قشری را داشته باشد؛ منشی ها باید از رفتار اجتماعی مناسب، دایره لغات و روابط مناسبی در شان سازمان خود برخوردار باشند.
حفظ آراستگی و رعایت پوشش اداری متعارف، از نکات مهمی است که در استخدام یک منشی به آن توجه ویژهای می‌‌‌‌‌‌شود. یک منشی خوب در این کار باید مهارت های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته و در کار با کامپیوتر و تایپ متبحر باشد. همچنین منشی باید به جزئیات توجه کرده و بتواند فشار کاری زیاد را تحمل کند. اغلب منشی ها به صورت تمام وقت در محیط های اداری و دفاتر کار خصوصی مشغول فعالیت هستند. در ادامه به طور مفصل به بیان وظایف و مهارت های مورد نیاز منشی برای استخدام پرداخته ایم:
وظایف منشی:
- پاسخگویی به تلفن
- آرشیو پیام‌‌‌‌‌‌های کاغذی و الکترونیکی و مستندات
- تنظیم وقت ملاقات و جلسات
- رسیدگی به ایمیل‌‌‌‌‌‌های رسیده
- پاسخگویی به نامه‌‌‌‌‌‌ها و ایمیل‌‌‌‌‌‌های ارجاع شده از سوی مدیریت
- کار با ماشین فکس، سیستم‌‌‌‌‌‌های اداری، تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات
- نامه نگاری به بخش‌‌‌‌‌‌های مختلف سازمان و برون سازمانی
مهارت های مورد نیاز یک منشی:
- اصول و قوانین اداری
- اصول گزارش نویسی
- آشنایی با اینترنت
- اصول نامه نگاری اداری
- بایگانی
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- اتوماسیون اداری
- تایپ